Vị trí và chức năng
Văn phòng là tổ chức trực thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam, thực hiện chức năng tham mưu giúp Cục trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các đơn vị của Cục theo chương trình, kế hoạch công tác và thực hiện công tác hành chính quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Cục.
Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tổng hợp, tham mưu giúp Cục trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của Cục, theo dõi và đôn đốc các đơn vị trực thuộc Cục thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được Cục trưởng phê duyệt; xây dựng báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Cục.
2. Giúp Cục trưởng tổng hợp các ý kiến chỉ đạo, kết luận của Ban Cán sự Đảng Bộ, lãnh đạo Bộ Giao thông vận tải liên quan đến công tác đăng kiểm để theo dõi, đôn đốc thực hiện; tổng hợp báo cáo Cục trưởng.
3. Tổng hợp các kết luận, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục tại các cuộc họp để thông báo cho các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc Cục; theo dõi, đôn đốc các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện các kết luận, ý kiến chỉ đạo đúng thời hạn quy định, đảm bảo về nội dung và chất lượng.
4. Tổng hợp, thông báo các chương trình công tác của lãnh đạo Cục hàng tuần, hàng tháng; phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị tài liệu, ý kiến tham gia trong các cuộc họp do lãnh đạo Cục chủ trì.
5. Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bao gồm:
a) Tiếp nhận và trình Cục trưởng xử lý các loại công văn đến; tổng hợp gửi, chuyển phát tài liệu của các phòng tham mưu giúp việc Cục trưởng;
b) Thông tin kịp thời đến lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc các công việc đã được giải quyết, chưa được giải quyết và những công việc cần thiết khác để Cục trưởng, lãnh đạo Cục biết, xử lý;
c) Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; tổ chức việc khắc, lưu giữ, cấp phát, thu hồi và hủy dấu nghiệp vụ đăng kiểm và dấu đăng kiểm viên; theo dõi, kiểm tra việc sử dụng con dấu của các đơn vị theo quy định;
d) Quản lý mạng điện thoại, Fax bảo đảm thông tin liên lạc thông suốt;
đ) Quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong Cục, tổng hợp, thống kê, đánh giá, bảo quản và khai thác các tài liệu lưu trữ tại Văn phòng; scan tài liệu, lưu trữ số công văn đi, đến của Cục và hồ sơ kỹ thuật của các đơn vị theo yêu cầu của Cục;
e) Soát xét, hướng dẫn thủ tục hành chính các văn bản do các đơn vị trình lãnh đạo Cục ký ban hành hoặc gửi các cơ quan nhà nước có liên quan; tổ chức in ấn, đóng dấu, phát hành văn bản sau khi đã được lãnh đạo Cục ký và chuyển lại bản lưu kèm theo hồ sơ trình cho đơn vị trình ký;
f) Phối hợp với các đơn vị in ấn, phát hành tài liệu và các ấn phẩm của Cục.
6. Quản lý và khai thác thư viện của Cục; quản lý, thu thập các hiện vật trưng bày tại Phòng Truyền thống của Cục.
7. Tham mưu giúp Cục trưởng trong việc thu thập, xử lý thông tin về các lĩnh vực hoạt động của Cục.
8. Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Cục, ghi và lưu biên bản những cuộc họp tập thể do Cục trưởng chủ trì để theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; sao y bản chính, sao lục, phôtôcopy văn bản, tài liệu phục vụ công tác của các đơn vị thuộc cơ quan Cục.
9. Tổ chức thực hiện các công tác phòng chống cháy, nổ, phòng chống bão lụt, bảo vệ, bảo đảm vệ sinh, môi trường, chăm sóc sức khoẻ và quản lý tổ chức nhà ăn phục vụ cán bộ, nhân viên thuộc cơ quan Cục.
10. Giám sát việc thực hiện nội quy làm việc của cơ quan để đảm bảo trật tự, kỷ cương theo quy định.
11. Bố trí phương tiện ô tô, đặt vé máy bay cho cán bộ đi công tác; mua sắm, cung cấp văn phòng phẩm cho các đơn vị thuộc cơ quan Cục theo quy định.
12. Quản lý cơ sở vật chất, phương tiện và các điều kiện làm việc khác của cơ quan Cục; quản lý hồ sơ nhà đất của cơ quan Cục và các đơn vị khác thuộc khu vực Hà Nội.
13. Được yêu cầu các đơn vị thuộc Cục cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.
14. Chủ trì biên soạn, bổ sung, sửa đổi, cập nhật các quy trình, hướng dẫn công việc liên quan và thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9000 có liên quan đến hoạt động của Văn phòng.
15. Xây dựng và thực hiện chương trình cải cách hành chính của Văn phòng theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước của Cục.
16. Quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
17. Tổng hợp, lập báo cáo thống kê thường xuyên và đột xuất theo quy định.
18. Quản lý tài sản của đơn vị do Cục giao.
19. Được quan hệ với các cơ quan có liên quan, phối hợp với các đơn vị trong, ngoài Cục để thực hiện nhiệm vụ; được thừa lệnh Cục trưởng ký các văn bản hành chính, nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng theo quy định hoặc theo ủy quyền của Cục trưởng.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
Cơ cấu tổ chức
1. Văn phòng có Chánh Văn phòng phụ trách, các Phó Chánh văn phòng giúp việc và các cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.
2. Văn phòng có các tổ chuyên môn, nghiệp vụ sau:
a) Tổ Tổng hợp giúp việc Chánh Văn phòng và lãnh đạo Cục;
b) Tổ Hành chính, gồm các bộ phận: văn thư; in ấn phôtôcopy; lưu trữ số; thư viện và Phòng Truyền thống;
c) Tổ Quản trị, gồm các bộ phận: Quản trị; lái xe; nhà ăn.
3. Nhiệm vụ của các tổ chuyên môn, nghiệp vụ do Chánh Văn phòng quy định.
4. Cục trưởng bổ nhiệm Tổ trưởng, Tổ phó theo đề nghị của Chánh Văn phòng.